Notulen vergadering oudervereniging 4 september 2018

Notulen vergadering oudervereniging 4 september 2018

Aanwezig:          Sander, Jeroen Kunis, Gilbert, Leonie, Jeroen Kuipers, Jolanda, Danielle, Froukje, Dion en Mirjam

Afwezig:             Mariëlle

 

Opening:

Om 19.45 opent Sander de eerste vergadering van het nieuwe schooljaar. Hij stelt Mirjam voor als de

nieuwe secretaris voor de OVRDS. Het belangrijkste punt deze vergadering is de algemene

Ledenvergadering op 20 september a.s.

 

Penningmeester:           

Jeroen Kunis heeft het concept voor de begroting van dit jaar klaar. De volgende punten zijn de belangrijkste wijzigingen:

 

  • Er wordt een iets ruimer budget opgenomen voor administratiekosten, we gebruiken nu Mollie voor iDeal betalingen, dit brengt iets meer kosten met zich mee en door het groeiend aantal leerlingen nemen ook de administratiekosten toe.
  • Het budget voor inventaris kan worden verlaagd, wordt niet veel aan uitgegeven. Daniëlle vraagt of decoratie niet onder inventaris valt. Jeroen zoekt dit uit.
  • Het budget voor excursies voor groep 7 is lager in vergelijking met andere jaren. School heeft besloten dat het kamp voor deze groep wordt teruggebracht naar een overnachting.
  • Er is een grotere post opgenomen voor de Sportcommissie.

 

Jeroen zorgt ervoor dat iedereen de concept begroting zo snel mogelijk krijgt toegezonden. Eventuele op-/aanmerkingen graag z.s.m. retour.

 

Jeroen Kuipers vraagt hoe we er financieel voorstaan. Jeroen verteld dat we op een kantelpunt staan. Er is al jaren een overschot, waardoor er nu met krappere budgetten wordt gewerkt. De contributie voor de leden is de laatste jaren eerder gedaald dan verhoogt. Sander vraagt aan Leonie of de betreffende commissies kunnen kijken in hun planning of er ruimte over is voor extra’s. Leonie geeft aan dat het erg lastig plannen is. Vanuit de OVRDS wordt er per feest per groep een budget opgesteld. Voor het team is dit niet inzichtelijk. Gilbert en Jeroen gaan proberen meer transparantie te geven. Leonie zal het opnemen met het team.

 

Jeroen heeft de boekhouding klaar gemaakt voor controle. De kascontrole wordt dit jaar weer gedaan door Wendy Bambach.

 

Algemene Ledenvergadering 20 september:    

Sander vraagt hoe we de Algemene Ledenvergadering dit jaar inkleden. Jeroen en Gilbert nemen het praatje over begroting en schoolreizen/excursies op zich. Beiden geven aan dat alleen een praatje over de financiën saai is. Aan Jeroen Kuipers en Danielle wordt gevraagd iets te vertellen over de Sport- en Feestcommissie. De OVRDS probeert al jaren meer ouderbetrokkenheid voor de school te generen en vraagt zich af of de huidige algemene ledenvergadering dit doel bereikt. Volgens Gilbert is deze avond een uitgelezen moment voor de school en de directie zich te profileren en het nieuwe schooljaar officieel in te luiden. Volgens Sander werd er in het verleden door de directie een officiële aftrap van het nieuwe schooljaar gedaan, deze viel dan samen met de algemene ledenvergadering. Toen was de opkomst overweldigend. De OVRDS geeft een dringend advies aan school en de directie zo’n officiële aftrap voor het nieuwe schooljaar te overwegen. Leonie neemt dit op met het team.

 

Schoolreis/Excursies commissie:           

Gilbert verteld dat de excursies gepland zijn en voor het kamp van de groepen 7, 7/8 en 8 is alles geregeld. Er is een vraag over het schoolreisje van groep 3, deze zou niet op de lijst staan. Gilbert zoekt het uit. Verder wil Gilbert graag van Leonie horen of alle excursies zijn goedgekeurd. Leonie neemt dit op met het team.

 

School:               

Leonie verteld dat er nog heel veel onduidelijkheid bestaat omtrent de nieuwe regels voor de privacy. School hoopt binnenkort meer duidelijkheid te krijgen via Penta. Froukje wil ook graag op de hoogte gehouden worden. Verder stelt Leonie voor om in de presentatie, die de leerkrachten houden op de informatieavond, een promotiefilmpje voor de OVRDS op te nemen.

 

Sportcommissie:            

Jeroen Kuipers begint met een conclusie: Als alles wordt goedgekeurd worden er dit schooljaar 16 sporten aangeboden. Er zijn 16 sportverenigingen benaderd en bereid gevonden om clinics te geven en dit af te sluiten met een toernooi. De vergoeding die de meeste sportverenigingen vragen is voor het houden en regelen van het toernooi. Deze kosten zijn erg laag. Een uitzondering in het budget zijn de kosten voor het zwemmen. Jeroen heeft een begroting opgesteld en de totale kosten komen uit op € 2600,=.  Een groot gedeelte is gereserveerd voor schoolshirtjes. Er blijken alleen al dit jaar 85 shirtjes zoek te zijn geraakt. De shirtjes vallen echter niet onder de verantwoording van de OVRDS. Sander vertelt dat er op verzoek van school een post in het budget is opgenomen voor vervanging van kapotte shirts en/of eventueel afwijkende maten. Jeroen past zijn budget aan zonder vervanging van de zoekgeraakte spullen. De OVRDS geeft Jeroen een compliment. De sportcommissie is onder zijn handen naar een hoger plan getild.

 

Leescommissie:              

De Kinderboekenweek staat al weer bijna voor de deur. Er moet nog afstemming met de school plaatsvinden. Jolanda denkt binnenkort meer hierover te horen.

 

Feestcommissie:            

Danielle verteld dat voor het eerstkomende feest (Sinterklaas) alles geregeld is. Er zijn een aantal dames voor de cadeautjes beschikbaar. Verder is het wachten op de docenten. Danielle vindt het lastig niet te weten welke docent over welke commissie gaat. Graag krijgt ze hier snel duidelijkheid over. Hoe dit jaar Kerst wordt gevierd is nog niet duidelijk. School bepaalt wat er gebeurt, maar Danielle stelt voor de feestdagen eenvoudiger te maken, aangezien de school steeds groter wordt. Leonie neemt dit op met het team.

 

Klassenouder-coördinator:       

Froukje moet nog opstarten. De OVRDS vraagt zich af of er nog wel een taak ligt voor de klassenouders? Wat zijn de verantwoordelijkheden en hoe kunnen zij een rol spelen in het verlichten van de werklast van de docenten? Froukje zal dit met Leonie en de directie gaan bespreken.

 

Webmaster:     

Dion heeft de website weer up-to-date gemaakt. De problemen met het declaratieformulier zijn verholpen.

 

Rondvraag:       

Danielle vraagt of het budget voor het afscheidsfeestje volgend jaar omhoog moet. Net als afgelopen jaar worden het twee feestjes. Het huidige budget was eigenlijk te krap. Volgens Danielle is er afgelopen jaar niets bijgedragen door school. Volgens Dion en Sander is er een afspraak dat school 50% van de kosten bijdraagt. Het afscheidsfeestje is een feestje van school, niet van de OVRDS. Dion zal in oude notulen op zoek gaan naar de gemaakte afspraken.

 

Sluiting

Om 21.05 sluit Sander de vergadering af.

 

 

Voorstel vergaderdata 2018 – 2019:

Dinsdag 6 november 2018

Dinsdag 15 januari 2019

Dinsdag 26 maart 2019

Dinsdag 21 mei