Notulen vergadering oudervereniging 23 januari 2019

Aanwezig: Sander, Jeroen Kunis, Gilbert, Jeroen Kuipers, Mariëlle, Danielle, Monique en Mirjam

Afwezig:  Jolanda, Froukje, Leonie en Dion

Opening:

Om 19.50 opent Sander de vergadering. Hij heet Monique, die aanschuift namens het MT,  welkom bij onze vergadering. Belangrijkste vergaderpunt vanavond is het vullen van de vacatures die eind dit schooljaar gaan ontstaan. Jolanda heeft aangegeven per direct haar taak als coördinator neer te leggen. Gelukkig heeft Kirsten Stoop zich aangemeld als  tijdelijk coördinator leescommissie. Zij is al lid van de commissie en is dus enigszins op de hoogte. Zowel Sander als Monique zullen haar dit jaar zo nodig bijstaan. Wij nodigen Kirsten voor de volgende vergadering uit.

MT:

In de vorige vergadering hebben we stil gestaan bij de veranderde omstandigheden op school en is de vraag gesteld of wij de oudervereniging zouden moeten omzetten naar een ouderraad. Sander is gaan informeren bij Sylvia hoe de scholen binnen Penta hiermee omgaan. Het blijkt dat juist veel scholen hun ouderraad momenteel veranderen naar een oudervereniging. Aangezien wij een goed functionerende vereniging hebben laten we alles zoals het nu is. Wel blijven de volgende vragen aan het MT staan: Wat ziet school als taak van de OVRDS? Welke interactie verlangt school?

In de vorige vergadering hebben we ook al de veranderde wetgeving omtrent privacy besproken. School mag geen gegevens meer doorgeven aan de OVRDS voor bijvoorbeeld het incasseren van de oudercontributie. De OVRDS is van mening dat deze gegevens wel mogen worden doorgegeven mits er toestemming wordt verleend voor het delen van deze gegevens. Volgens Monique wordt er bij nieuwe aanmeldingen al gevraagd voor deze toestemming. Tevens staat deze vraag voor toestemming ook op een binnenkort te verschijnen brief aan alle ouders. Wij hebben het idee dat wij dan voldoen aan alle regels die gesteld zijn bij AVG.

Het blijft jammer dat het zo’n rompslomp geeft om leuk beeldmateriaal te gebruiken. Zowel school als de OVRDS moeten gaan uitzoeken hoe wij op een correcte manier toch gebruik van foto’s kunnen maken zonder dat het de leerkrachten veel extra tijd kost.

Aan het eind van het jaar stoppen de meeste leden van het ouderpanel. Bijna alle ouders hebben kinderen in groep 7/8 en groep 8. Wij willen graag alle kennis en ervaring die er nu opgebouwd is, op een constructieve manier overdragen. We besluiten de ouders nu al op de hoogte te brengen van het aantal vacatures en nieuwe (aspirant)leden de mogelijkheid geven alvast een half jaar mee te draaien.

Mirjam zorgt voor een oproep die in de eerstvolgende nieuwsbrief van vrijdag 25 januari komt.  Verder spreken we af dat er in de volgende nieuwsbrieven stukjes van coördinatoren komen te staan met herhaalde oproepen. Danielle en Mariëlle verzorgen een stukje voor de nieuwsbrief van 8 maart. Gilbert schrijft een stukje voor de nieuwsbrief van 5 april

Verder maken we een brief voor alle ouders. Aangezien we graag veel ouders uit de onderbouw willen hebben, spreken we af deze brief bij de ingang van de onderbouw persoonlijk te gaan uitdelen. Volgens Monique is het handig dit dan na de voorjaarsvakantie te gaan doen.

Monique zal ook binnen het team rondvragen. De leerkrachten kennen wellicht ouders die graag helpen. Deze kunnen wij dan persoonlijk benaderen. Aangezien de nieuwsbrief, website en andere brieven niet echt goed gelezen worden, zouden wij ook de klassenouders in kunnen schakelen een berichtje te versturen.

Verder is volgens Monique de brief van de oudervereniging die bij de bescheiden voor nieuwe aanmeldingen ligt, erg gedateerd en zakelijk. Wij gaan nog eens goed naar deze brief kijken en wellicht aanpassen. We spreken af dat de coördinatoren kijken naar wat er over hun commissie staat op onze website. Wellicht moet hier ook het een en ander worden aangepast. Verder willen wij graag een positieve uitstraling geven aan de functies.  

Iedereen heeft twee weken de tijd een positief stukje te maken en dit door te sturen aan Mirjam. Deze stukken worden gebruikt voor de brief aan de ouders. Wellicht ook om onze website aan te passen.

De vacatures moeten ook worden vermeld op onze website. Verder wil Monique graag een stukje voor de website van school.

Mariëlle en Danielle hebben een andere schoolfotograaf gevonden. Deze fotograaf regelt veel zelf, zoals planning maken en rekening houden met gymlessen.  Maar de fotostudio die zij gebruiken, is te groot voor bij ons op school. Bovendien geeft het fotograferen binnen het schoolgebouw veel overlast. De fotograaf gaat een van de ruimtes in de Kreek gebruiken. Er moet extra huur worden betaald aan de Kreek voor het schieten van de broer/zus foto’s die na schooltijd plaatsvinden. De OVRDS vind dat de fotograaf hier zelf een oplossing voor moet vinden. Er zijn ook andere data ingepland. De fotograaf komt op maandag 8 en dinsdag 9 april.

Sander wil graag weten hoe dit volgend jaar geregeld gaat worden. Mariëlle heeft dit jaar de fotograaf geregeld in de functie van activiteitenbegeleider. Wij vinden dat de schoolfotograaf niet binnen het takenpakket van de OVRDS valt.

Mirjam heeft nog een aantal opmerkingen over de schoolgids. Hierin staat vermeld dat de verkeerscommissie onder de OVRDS valt. Wij vinden allen dat dit niet klopt. Wij willen eenzelfde status als de klassenouder coördinator. Wij zullen de coördinator van de verkeerscommissie wel  een aantal keer per jaar uitnodigen bij onze vergaderingen.

Verder staat er in de schoolgids dat de schoolarts zitting heeft in het SOW gebouw op de Blauw  Berg. Inmiddels is de schoolarts verhuist en zit in het gebouw van de GGD naast het ziekenhuis.

De bedragen van de oudercontributie zijn niet volledig. Monique gaat een en ander aanpassen.

Sander heeft de afgelopen tijd vergeefs gezocht naar een stukje over onze school in het Samenspel.

Soms is er wel een stukje van de Socrates, maar meestal alleen van de andere scholen in Zwaag. Monique geeft toe dat dit er de laatste tijd niet van gekomen is.

Verder geeft Monique aan dat de gemeente Hoorn eindelijk wat gaat doen aan de doorgaande weg voor de hoofdingang van onze school. Als het goed is wordt dit stuk tussen de school en het parkeerterrein voetpad. Wanneer dit gaat gebeuren en hoe precies is nog niet bekend. Verder is Monique druk met de open ochtenden voor nieuwe aanmeldingen. Tijdens deze ochtenden zal ze ook vermelding gaan maken van de OVRDS en dat er voor komend jaar veel vacatures zijn.

Om 21.15 verlaat Monique de vergadering. Sander stelt voor snel met de reguliere vergadering te starten.

Penningmeester

Weinig te melden. Betalingen lopen goed. Mirjam vraagt wanneer de volgende incasseringsronde gepland staat? Deze is half maart. Wij moeten Janneke gaan vragen om een nieuwe lijst. Zodat onze eigen ledenadministratie weer klopt.

Creatieve activiteiten en Decoratie commissie

Er is geen extra informatie.

Sportcommissie

Grote lijnen zijn allen geregeld. Binnenkort staan Funathletics en Chachacha dansen op het programma. De Sportdag wordt  dit jaar weer gehouden op de Blauwe Berg.

Jeroen wil graag weten hoe het staat met de vermiste shirtjes (85 stuks)? Sander heeft na de vorige vergadering hierover gesproken met Monique. Vanuit de OVRDS is er geen extra budget voor vervanging. Wij vinden allen dat er eerst een uiterste zoektocht moet komen naar deze shirtjes. Sander neemt dit nogmaals op met Monique.

Schoolreis/Excursie commissie

De schoolreizen en excursies lopen allen volgens draaiboek. Gilbert geeft aan dat hij in het boekhoudprogramma slecht kan zien, hoeveel budget er overblijft voor bepaalde groepen. Volgens Jeroen Kunis komt dit door hoe de budgeten worden opgesteld. In boekhoudprogramma vaak een verdeling in onderbouw en bovenbouw. Gilbert wil graag budgeten per groep.

Feestcommissie:            

Alles loopt volgens draaiboek. Danielle vermeld dat ze samen met Mariëlle en Mirjam het hok van OVRDS heeft opgeruimd. Daar staan nog een aantal zaken die wellicht van de Sportcommissie zijn. Jeroen Kuipers gaat binnenkort kijken.

Rondvraag:       

Er zijn geen vragen voor de rondvraag.

Sluiting

Rond 22.00 uur sluit Sander de vergadering.

Vergaderdata 2019:

Dinsdag 26 maart 2019
Dinsdag 21 mei