Notulen vergadering oudervereniging 4 juni 2019

Aanwezig:          Sander, Henk, Kirsten, Melanie, Carmelina, Wendy,  Yvonne, Angela en Mirjam

Afwezig:              Marcella

Opening:

Om 19.50 opent Sander de vergadering.

Verdeling commissies:

Na de vorige vergadering hebben Sander en Henk bij elkaar gezeten en besloten dat Henk het voorzitterschap overneemt van Sander. Ze besloten tot een extra vergadering voor de nieuwe ploeg. Deze vergadering is bedoeld om de openstaande functies binnen de OVRDS te vervullen.

 Zij zijn in overleg met de verschillende mensen uitgekomen op het volgende lijstje:

Voorzitter                                                                                     Henk

Creatieve activiteiten en Decoratie commissie                  Angela en Marcella

Sportcommissie                                                                          Yvonne

Leescommissie                                                                            Kirsten

Penningmeester                                                                          Wendy

Schoolreis/Excursie commissie                                               Melanie

Feestcommissie                                                                          Carmelina          

Voor de vacatures van secretaris en webmaster zijn nog geen aanmeldingen. Mirjam heeft aangegeven volgend jaar nog aan te blijven om te notuleren. Sander heeft ook nog met Dion gesproken en hij wil nog wel even de taken van webmaster op zich nemen. De vacatures blijven openstaan en er wordt volgend jaar actief gezocht naar vervanging.

Sander legt uit hoe de vorige leden van de OVRDS de vergaderingen hebben gebruikt om het dagelijks bestuur (dit zijn de voorzitter, penningmeester en secretaris) en de andere coördinatoren op de hoogte te brengen van actuele zaken. Ook werden de vergaderingen gebruikt om elkaar te helpen en nieuwe ideeën aan te dragen. Bij de vergadering zit er ook altijd een afvaardiging van het leerkrachtenteam. Afgelopen jaar was dit Leonie. Verder is ook Froukje, de klassencoördinator vaak aanwezig.

Aangezien er nu een bijna geheel nieuwe OVRDS is ontstaan, zal Sander voorlopig als adviseur aanblijven en nog een aantal vergaderingen bijwonen.

In de vorige notulen is een lijstje van de vergaderdata van afgelopen jaar opgenomen. Mirjam zal deze aanpassen voor het komende schooljaar. Marcella heeft verteld dat zij op dinsdagavond niet bij vergaderingen aanwezig kan zijn en stelt voor dit te verschuiven naar woensdag. Volgens Kirsten gaat de voorkeur van school uit naar maandag, dinsdag en donderdag. Angela gaat vragen aan Marcella of zij eventueel wel op donderdag zou kunnen. Mocht Marcella ook op donderdag niet kunnen, blijven we op dinsdag vergaderen.

Mirjam vraagt of de datum van de jaarlijks algemene ledenvergadering al vaststaat op 19 september 2019? Sander heeft nog geen tegenberichten gehoord en gaat er vanuit dat deze vaststaat.

Overdracht:

Aanstaande vrijdag om 12.30 uur is er een vergadering voor de feestcommissie met Sjoukje en Els (leerkrachten) Angela en Marcela gepland, deze vergadering was al afgesproken voordat de uiteindelijke verdeling rond was. Deze afspraak is in de klas van juf Sjoukje. Er moet al een begin worden gemaakt voor het Sinterklaasfeest volgend jaar. Carmelina gaat kijken of zij hier ook bij aanwezig kan zijn. Anders zal Angela haar op de hoogte brengen van de afspraken. Sander zal met Danielle opnemen dat het draaiboek wordt overgedragen aan Carmelina.

Angela en Marcella hebben al een overdracht gepland met Mariëlle.

Yvonne loopt al mee met Jeroen Kuipers. Zij heeft binnenkort ook nog een afspraak met Marc, de sportdocent.

Melanie neemt contact op met Gilbert. Mirjam zorgt dat Melanie het emailadres krijgt. Sander verteld dat er zich nog iemand heeft aangemeld voor deze commissie: Sjoukje Hilarides.  Zij heeft haar hulp aangeboden. Kirsten oppert dat het misschien mogelijk is deze commissie te splitsen in bijvoorbeeld een deel voor de onderbouw en een deel voor de bovenbouw? Melanie gaat eerst om de tafel zitten met Gilbert en volgend jaar bekijken of er meer hulp nodig is. Carmelina verteld dat zij ook ruime ervaring heeft met schoolreisjes en excursies en bied ook haar hulp aan.

Wendy is samen de Jeroen Kunis bezig met de begroting voor volgend jaar. Zij wil binnenkort een gesprek aanvragen met Monique en wellicht het komend jaar een aantal keren met Monique spreken om haar ook up – to – date te houden over de financiën van de OVRDS.

Rondvraag:       

Yvonne vraagt wat de school verwacht van de OVRDS? Sander legt uit dat de OVRDS een ondersteunende rol heeft bij activiteiten die niet direct aan school gerelateerd zijn. Zoals bijvoorbeeld het Sinterklaas, Kerstfeest, Sportdag, Uitjes en Schoolreizen. Onze ondersteuning is tweeledig. Financieel en hulp bij activiteiten.

Meestal vallen de uitjes binnen het betreffende thema dat in deze periode loopt. Kirsten verteld dat school werkt met een 4-jarig cyclus voor de thema’s. Deze zijn bekend bij Monique

De OVRDS beheert het geld van de oudercontributie. Hiervan worden deze activiteiten betaald. School komt met een voorstel voor een activiteit bij de verschillende commissies. Deze commissies maken een begroting voor dit verzoek en school neemt vervolgens hierover een besluit.

Alle commissies hebben een vast aanspreekpunt binnen het lerarenteam. Deze zijn begin volgend jaar duidelijk. Sander vertelt Henk dat het handig is om daar direct naar te vragen aan het begin van het nieuwe schooljaar. Zodat alle coördinatoren weten wie hun aanspreekpunt wordt. Voor de schoolreis/excursiecommissie is er geen vast aanspreekpunt.

Yvonne wil graag weten of de nieuwe OVRDS officieel wordt voorgesteld? We besluiten een foto van de nieuwe leden te maken en deze te laten plaatsten op de schermen bij de ingang van school. Verder wordt op de jaarvergadering iedereen voorgesteld.

Henk en Carmelina willen graag weten wat een klassenouder doet? Kirsten legt uit dat elke klas een klassenouder heeft. Deze ouders worden ingezet door de leerkrachten om informatie te geven en om hulp bij activiteiten en uitjes te vragen aan de andere ouders in de klas. Deze klassenouders vallen onder de klassencoördinator Froukje. De klassencoördinator valt niet onder de OVRDS, maar aangezien wij ook hulp nodig hebben voor de verschillende commissies, vragen wij Froukje deel te nemen aan onze vergaderingen. Zowel Henk als Carmelina waren hiervan niet op de hoogte. Carmelina verteld verder dat zij niet veel informatie heeft gekregen hoe het bij ons op school reilt en zeilt. De OVRDS zal dit in een volgende vergadering doorgeven aan het MT.

Sluiting

Om 21.00 uur sluit Sander de vergadering.

Noot van de notulist

Ik heb nog niets vernomen van Angela en Marcella, ik ga er vanuit dat we volgend jaar blijven vergaderen op dinsdag. Mocht dit toch anders worden, pas ik de data in het volgende voorstel nog even aan.

Voorstel vergaderdata 2019-2020

Dinsdag 3september 2019

Dinsdag 5 november 2019