Notulen vergadering oudervereniging 5 november 2019

Aanwezig:          Henk, Kirsten, Melanie, Carmelina, Wendy,  Yvonne, Angela, Leonie, Froukje, Monique en Mirjam

Afwezig:             

Opening:

Om 19.35 opent Henk de vergadering met de mededeling dat de agenda iets aangepast wordt, aangezien Monique om 20.15 de vergadering verlaat.

Penningmeester:

Wendy begint met het goede nieuws. Binnen een maand is bijna 80% van de contributie geïncasseerd. De nieuwe wijze van incasseren via de Fiep app werkt goed. Voor Wendy is het goed inzichtelijk welke bijdragen al zijn voldaan en welke niet. Deze week gaat de herinnering de deur uit.

Helaas moet Wendy na een stevige inventarisatie langs alle commissies constateren dat de begroting dit jaar erg krap is. Bijna alle commissies zitten boven hun budget. Vorig schooljaar zijn de reserves aangebroken, waarbij met name de excursies flink boven het budget uitkwamen met ruim €4.000,-. Deze overschrijding kwam grotendeels doordat kamp 2017/2018 door school was voorgeschoten maar door de OV nog niet was terugbetaald aan school. Verder is er gebleken dat het excursie budget voor groep 8 erg krap begroot is. Alleen bij de Sportcommissie was er nog financiële ruimte. Alles bij elkaar komt Wendy uit op een tekort van € 2.600 en hebben wij dus niet een extra potje van  € 1.500 zoals in de vorige notulen vermeld werd. Wendy stelt voor dat alle commissies 7% inleveren op hun budget.

Voor de ene commissie is het makkelijker ruimte te vinden dan voor de andere commissie. De Sportcommissie stelt voor € 500 overschot dit jaar in te leveren. De Feest en Decoratiecommissies zullen heel creatief moeten zijn in het vinden van ruimte. Nu al waren er tegenvallers in het budget. Voor de Lees- en Cultuurcommissie wordt het budget voor aanschaf van nieuwe boeken met 7% verlaagd. Melanie verteld dat ze nog deze maand om de tafel gaat zitten met Lars. Er zit een kans in dat er gesneden moet worden in het aantal excursies.

Henk stelt voor dat iedere commissie op korte termijn een strakke begroting maakt voor 2 of 4 jaar. (Excursies en Schoolreizen heeft een cyclus van 2 jaar, Feestcommissie een cyclus van 4 jaar). De missie van dit jaar is geen budget overschrijdingen en een scherp beheer van de budgeten.

Dringende oproep aan het team leerkrachten om alle facturen en declaraties van schoolreizen en excursies rechtstreeks te sturen aan Melanie. Niet meer via Janneke.

Team Leerkrachten:

Leonie heeft momenteel geen bijzonderheden.

MT:

Monique vertelt dat er MT overleg is geweest met Sylvia en Jacqueline. Zij willen dit jaar het portfolio gaan versterken. Hiervoor verzoekt ze aan ons kort op een papiertje een aantal kernwoorden op te schrijven. Het MT gaat hiermee aan de slag. Over de uitkomst van dit overleg worden wij via de nieuwsbrieven op de hoogte gehouden.

Over het IKC valt weinig nieuws te melden. Het loopt. Waarschijnlijk kan de klas van Paul pas na de voorjaarsvakantie verhuizen naar het lokaal van de BSO. Verder zullen er veranderingen in de trappenhuizen komen. De trappen worden dicht gemaakt en er komen glazen balustrades, er is alleen nog niet bekend op welke termijn dit veranderd wordt.  Ook de nieuwbouw van de Socrates loopt volgens planning. Zij gaan over na de kerstvakantie. Carmelina vraagt zich af of wij als school daar veel van zullen merken?  Monique vertelt dat er overleg is geweest met de verkeerscommissies (van beiden scholen) en de gemeente. De gemeente ziet geen enkel probleem en past dus geen plannen aan. Monique roept een ieder die incidenten meemaakt op dit te melden op school. School geeft dit dan door aan de wijkagent.

Wij wensen het team alvast veel succes morgen bij het staken!

Schoolreis en Excursiecommissie:

Aansluitend bij het verhaal van de Penningmeester staat de commissie er financieel niet goed voor. Melanie heeft alles uitgeplozen en overzichten per groep gemaakt. Hieruit blijkt dat de meeste groepen boven budget zitten. Vooral in de bovenbouw is eigenlijk het gehele budget nodig voor de schoolkampen en is er niets meer over voor excursies.

Binnenkort heeft Melanie een bijeenkomst met Lars, Carla en groep 8 over wat te doen met het kamp in Texel. De feedback dit jaar was over de locatie erg negatief ( De locatie was erg vies). Helaas zijn alternatieven veel duurder. Voor de groepen 6 t/m 8 is het budget er al (bijna) doorheen. Melanie geeft aan dat zij een overzicht voor het budget gaat maken die 2 jaar bestrijkt. Ook stelt zij voor dat excursies al aan het eind van het (oude) schooljaar en niet aan het begin van het (nieuwe) schooljaar worden opgegeven. Leonie denkt dat dit geen probleem is, aangezien er wordt gewerkt volgens een 2-jarig schema.

Froukje merkt op dat ze al een aantal jaren de vergadering bijwoont maar nog nooit spanning over de budgeten heeft gehoord. Wendy legt uit dat het dit jaar een samenloop van omstandigheden is. Vorig jaar is er voor het eerst (bewust) verlies gemaakt. Dit om een eerder overschot te compenseren. Helaas werd Melanie geconfronteerd met een aantal onvoorziene openstaande facturen. Daar wij de oudercontributie al aan het begin van het jaar hebben vastgesteld ontstaat er nu een tekort. Vandaar de extra aandacht aan de budgeten van alle commissies. Yvonne merkt op dat we ons financiële plaatje moeten professionaliseren.

Verder wil Melanie ook af van het rondzwerven van allerlei bonnen. Voor haar heel lastig het budget in de gaten houden als niet iedereen direct zijn bonnen op de juiste wijze inlevert. Leonie neemt ook dit nogmaals op met het team.

Decoratie en Feestcommissie:

Angela vertelt dat het verhaal en de aankomst voor het Sinterklaasfeest geregeld zijn. Carmelina merkt op dat er wel een probleem is met Sinterklaas en Pieten. Sinterklaas vraagt dit jaar een hogere vergoeding dan begroot.

Voor het Kerstfeest is er overleg geweest met Marina en Brenda. Dit jaar staat de kerstwandeling op het schema. Echter de school groeit. Vier jaar geleden was er sprake van 1 wandeling, maar voor de veiligheid van de kinderen kan de wandeling alleen doorgang vinden als er 2 wandelingen georganiseerd gaan worden. Dit is echter financieel niet haalbaar voor de ouderraad. Carmelina geeft aan dat het team graag vasthoud aan de wandeling. Kirsten geeft aan dat een aantal ouders zich afvraagt waarom de school als oecumenisch te boek staat, zij zien dit niet direct vertegenwoordigt binnen de school. Het kerstfeest is zeer geschikt onze oecumenische grondslag te laten zien. De organisatie van die twee wandelingen liggen wel bij het team. De komende week zal doorslag geven over de kerstviering.

Verder wil Carmelina graag weten of wij dit jaar iets doen met de Koningsspelen. De afgelopen jaren hebben wij op deze datum Meester en Juffen dag gevierd. Wellicht is er ruimte om mee te doen dit jaar. Leonie wil graag dat de commissie een opzetje maakt, zij zal dit voorstellen in het volgend teamoverleg.

Sportcommssie:

Yvonne ziet het budget van haar commissie afkalven. Zij gaat ook aan de slag met een strakke begroting over twee jaar. De grootste hap uit het budget zijn de zwemlessen. Niet de instructeur maar de locatie drukt zwaar op de begroting. Yvonne vraagt aan de andere leden mee te denken over het feit of de ouderraad de zwemvaardigheid van kinderen moet faciliteren? Ook vraagt ze ons alvast mee te denken over de Avond 4 daagse. Organisatorisch een ramp en ook hier weer de vraag moeten wij dit als ouderraad van school faciliteren?

Lees- en Cultuurcommissie:

De Kinderboekenweek is achter de rug. De boekenkraam heeft goed verkocht, wij kunnen voor

€ 82,00 nieuwe boeken bestellen. Verder is net vorige week de Voorleeswedstrijd gehouden op school. Kirsten verteld dat dit erg leuk was. De kinderen uit groepen 4 t/m 8 deden hier aan mee. De beste voorlezer uit groep 7 en 8 is schoolkampioen geworden en mag mee doen aan de grote provinciale finale.

Het volgende wat op de rit staat is het voorleesontbijt. Dit is pas in het voorjaar.

Verder wil Kirsten het prentenboekkabinet opschonen en aan het eind van het jaar de boekenkasten op de bovenverdieping ook weer eens doorlopen.

Verder blijft het ingewikkeld om meer te doen met het stukje Cultuur in deze commissie. Er is een museum bus die naar een aantal musea in Amsterdam rijdt. Kirsten gaat uitzoeken hoe dit kan worden toegepast en welke financiële consequenties dit heeft.

Wellicht kunnen wij onder de ouders in de klassen enthousiastelingen vinden die op school willen vertellen over kunst en/of cultuur. Bijvoorbeeld een islamitische ouder die verteld hoe hij/zij dagelijks zijn/haar geloof belijdt, of een joodse, gereformeerde ouder etc.  Wellicht is er een enthousiaste muzikant onder de ouders die de kinderen graag over zijn of haar instrument wil vertellen. Leonie stelt voor Kirsten te voorzien van de jaarlijkse thema’s zodat ze hier mee aan de slag kan gaan.

Secretaris:

Mirjam wil graag een stukje voor de komende nieuwsbrief maken. Wendy stelt voor ouder te bedanken voor het snelle overmaken van de oudercontributie. Verder gaan Angela en Carmelina een stukje voor de komende feestmaand maken. Zij hebben nog wat specifieke vragen aan ouders. Henk stelt voor de vacatures nog eens onder de aandacht te brengen.  Moet wel op korte termijn, vrijdag 8 november komt de nieuwsbrief.

Rondvraag:

Wendy wil graag weten of er al toegang is tot onze website. Froukje meldt dat zij vandaag de codes heeft gekregen, maar nog niet in de gelegenheid is geweest om deze te gebruiken. Verder stelt Wendy voor dat alle commissies een eigen mailadres krijgen. Zo is het voor iedereen duidelijk waar je moet zijn voor je eventuele vragen. Froukje gaat hiermee aan de slag.

Verder denkt Froukje dat het handig zou zijn als er nieuwe notulen op de website staan dat Janneke een berichtje via Fiep stuurt aan de ouders.

Over Fiep gesproken hoe zijn de ervaringen met deze app? Kirsten vindt het lastig dat niet alle leerkrachten op dezelfde wijze gebruik maken van de app. Dit leidt vooral bij ouders tot veel verwarring. Ook is het jammer dat er niet rechtstreeks contact met een leerkracht is. Verder zou de vereniging een eigen ingang krijgen in de app. Hier zijn de makers nog mee bezig. Over het algemeen positief, maar er kan hier en daar nog veel verbeterd worden.

Kirsten stelt voor het magazijn weer eens op te schonen. Momenteel staan er veel kratten in met overblijfsels van de verschillende kampen. Melanie, Kirsten en Carmelina gaan samen hiermee aan de slag.

Sluiting:

Om 21.05 sluit Henk de vergadering.

Noot van de notulist

Na de vergadering gaf de tolk (sorry ben haar naam kwijt) aan dat voor haar prettig zou zijn als er even een pauze in de vergadering zit. De volgende vergadering pauzeren we na 45 minuten vergaderen 5 minuten.

Voorstel vergaderdata 2019-2020

Dinsdag 21 januari 2020

Dinsdag 24 maart 2020

Dinsdag 19 mei 2020